Порядок проведения ВКС
Основные понятия и определения
Организатор – Организатор и организация, которая инициирует проведение видеоконференции.
Исполнитель – ГБУЗ СО «СОКБ №1».
ВКС – видеоконференцсвязь.
Участник ВКС – Организатор и организации, определяемые Заказчиком.
Режимы ВКС - сеанс многоточечной ВКС – число участников ВКС более 2-х.
Порядок подготовки многоточечного сеанса ВКС
2.1. Функции Организатора:
- определяет тему ВКС;
- определяет сценарий ВКС;
- определяет время проведения и состав участников ВКС;
- не менее чем за 5 календарных дней до дня проведения ВКС, доводит информацию о ВКС до участников организационно-распорядительным документами (указание, письмо, телеграмма).
2.2. Порядок подготовки участников ВКС:
Участник ВКС должен иметь систему ВКС в виде устройства, либо в виде программы, установленной на компьютер.
2.2.1. Технические вопросы проведения видеоконференции (далее ВКС) могут быть решены по тел. 8(343) 351-15-00
2.2.2. Проверка готовности Участников.
Проверка готовности Участников ВКС проводится в рабочем режиме в срок не позднее дня предшествующего поведению совещания.
Заключительная проверка проводится накануне дня проведения ВКС (для ВКС, проводимым по понедельникам, заключительные проверки проводятся по пятницам), путем вызова Участников ВКС с центральной станции многоточечной связи.
К моменту начала заключительной проверки, оборудование должно быть включено, микрофоны выключены, технические специалисты должны присутствовать у оборудования с включенными мобильными телефонами.
В случае если по истечении 15 мин. после начала заключительной проверки не прошел автоматический вызов Участника ВКС, технический специалист должен сообщить об этом Исполнителю по телефону.
Продолжительность проверок до 1 часа.
Порядок проведения сеанса ВКС.
3.1. В день проведения конференции техническое включение и перекличка участников проводятся:
- для конференций федерального уровня: за 1 час до начала конференции;
- для конференций межрегионального уровня: за 30 мин. до начала конференции;
- для конференций областного уровня: за 30 мин. до начала конференции.
3.2. К моменту технического включения оборудования Участников должно быть включено, микрофоны выключены, технические специалисты должны присутствовать у оборудования с включенными мобильными телефонами.
3.3. Если по истечении 5 мин. после времени технического включения не прошел автоматический вызов Участника ВКС, технический специалист должен сообщить об этом Исполнителю по телефону.
3.4. Перекличка участников заканчивается за 5 минут до начала ВКС.
3.5. Во время проведения переклички представитель ГБУЗ СО «СОКБ №1» вызывает на связь участников конференции. Участник конференции должен включить микрофон, оценить качество связи. После завершения проверки необходимо отключить микрофон.
3.6. Во время проведения конференции технический специалист Участника отвечает за соблюдение следующих правил.
1) Микрофон необходимо включать только по приглашению Организатора, либо Исполнителя и отключать по завершению работы с данным Участником ВКС.
2) Если во время проведения совещания микрофон Участника ВКС будет включен без приглашения председателя, Исполнитель вправе отключить Участника ВКС от совещания. Повторное включение, должно быть согласовано по телефону с Исполнителем.
3) Если по техническим причинам во время работы с Участником ВКС появляется эхо, необходимо отключать микрофон, во время выступления других Участников ВКС.
4) При разрыве связи необходимо сообщить об этом Исполнителю по телефону и выполнять его указания.